O objetivo deste artigo é destacar os desafios e barreiras que os gerentes de projeto que trabalham em uma startup ou em uma pequena organização não baseada em projetos podem encontrar. Ele também fornecerá uma visão sobre como navegar esses desafios estrategicamente por meio do uso de análise e processos de gerenciamento de projetos, habilidade e conhecimento. Existem muitos tipos diferentes de startups; este artigo faz referência a startups e pequenas organizações que não seguem processos estruturados de gerenciamento de projetos.
As startups, por natureza, se movem na velocidade da luz, com giro constante para atender a novos objetivos, mudando a visão de liderança e as necessidades do cliente em constante mudança. Quando você coloca um gerente de projeto neste tipo de ambiente – especialmente um sem experiência anterior em uma organização inicial – é provável que a reação imediata seja de puro pânico.
Os gerentes de projeto, por natureza, são orientados por processos, portanto, trazer um GP para a mistura de uma startup que pode não ter processos estabelecidos pode ser um choque cultural. No entanto, os gerentes de projeto podem agregar um valor imenso a uma startup. O conhecimento e as habilidades de um gerente de projeto, programa e portfólio podem ser aproveitados para ajudar a empresa a escalar, cumprir metas mais rapidamente, gerenciar prioridades e executar metas estratégicas de forma mais completa.
Aqui estão quatro dicas para manter em mente:
1. Identifique as Áreas de Oportunidade
Os gerentes de projeto em startups podem se concentrar em identificar onde há grandes ineficiências, barreiras e dificuldades internas para as equipes de projeto atenderem às demandas do cliente, liderança ou geral do projeto. Essas áreas que precisam de melhorias serão facilmente identificáveis no trabalho do dia-a-dia.
Abaixo estão alguns exemplos gerais de ineficiências, barreiras ou lutas internas que os gerentes de projeto e equipes de projeto podem encontrar em um ambiente de inicialização:
- Sem processos repetíveis, modelos ou forma padronizada de realizar e gerenciar tarefas e projetos organizacionais
- Nenhuma estrutura de gerenciamento de projeto estabelecida
- Cronogramas, metas e aumento de escopo não realistas originados de clientes, lideranças e fundadores
- Falta de planejamento para escalabilidade e crescimento
- Nenhuma função de equipe claramente definida (por exemplo, linhas borradas entre “quem lida com o quê”)
Uma vez identificados, os gerentes de projeto devem analisar as especificidades da área de interesse para obter um melhor entendimento de quais são as causas-raiz dos problemas, o que está faltando ou o que pode ajudar a simplificar essa área. É importante sempre manter os objetivos estratégicos da organização em mente ao tentar implementar mudanças de qualquer tipo.
2. Crie Ferramentas Sustentáveis
Os gerentes de projeto podem ajudar a desenvolver ferramentas e modelos que ajudarão a organização a padronizar a maneira como as áreas e tarefas do projeto são executadas. Por exemplo, se a inicialização tiver dificuldades com a coleta de requisitos (ou se os requisitos muitas vezes não são claros ou causam confusão), o desenvolvimento de um modelo detalhado pode ajudar. Ele pode ser preenchido durante a coleta de requisitos, juntamente com a listagem de quais recursos devem ser incluídos na sessão de coleta de requisitos e um esboço de como conduzir a sessão. Este é um exemplo de uma boa maneira de ajudar a construir a estrutura e o processo.
A criação de recursos visuais como fluxogramas e matrizes para mapear processos são outra ótima maneira de ajudar a construir a estrutura e trazer clareza na execução. O desenvolvimento dessas ferramentas e modelos deve ser um esforço colaborativo. Incluir outros membros da equipe de projeto, produto e operacional no desenvolvimento ajudará a trazer conhecimento de outras áreas da empresa e facilitará a criação de um processo adequado.
Envolver outros membros da equipe na criação de ferramentas, modelos e processos também faz com que a equipe se sinta envolvida no esforço de mudança, resultando em taxas de adoção mais altas. Isso significa que haverá uma probabilidade maior de que os membros da equipe aceitem a mudança e sigam o processo ou usem o modelo daqui para frente.
Criar ferramentas e documentar processos que podem ser usados de maneira repetível para projetos futuros é um passo importante em direção ao crescimento e escalabilidade de uma startup.
3. Estabeleça uma Estrutura de Gerenciamento de Projeto
Além do desenvolvimento de ferramentas, modelos e processos, outra área importante que uma startup deve trabalhar para estabelecer é uma estrutura geral de gerenciamento de projetos. Estabelecer uma estrutura interna de gerenciamento de projetos é crucial para o sucesso de uma organização porque estabelece um processo comprovado e repetível que os indivíduos da organização podem seguir para cumprir as entregas do projeto (Ozmen, 2013)1.
Muitas startups e organizações menores podem não seguir uma estrutura de gerenciamento de projeto padrão ou ainda estão tentando se sentir à vontade para se ajustar ou decidir sobre um processo. Os gerentes de projeto, programa e portfólio podem ajudar a organização inicial a estabelecer essa estrutura. Estabelecer uma estrutura leva tempo e um entendimento profundo dos objetivos estratégicos da organização e da estrutura atual. A estrutura escolhida deve apoiar o estado atual da organização. Analisar projetos atuais e objetivos estratégicos é um bom primeiro passo.
Também deve haver aceitação e apoio da estrutura por parte dos fundadores e da liderança da empresa. Mais uma vez, para impulsionar a adoção e a sustentabilidade, inclua outros no planejamento e na transição para a estrutura; obter adesão de membros-chave da organização; e sempre manter os objetivos estratégicos da startup na vanguarda de cada decisão.
4. Gerencie as Expectativas do Cliente e da Liderança
Outro conjunto de desafios comuns para gerentes de projeto em ambientes de inicialização é o aumento frequente do escopo, cronogramas irrealistas e solicitações irracionais do cliente que a liderança concordou ou definiu. Como o objetivo da maioria das startups é o crescimento rápido, esses desafios geralmente ocorrem como resultado.
Os gerentes de projeto, programa e portfólio precisarão trabalhar em estreita colaboração com a liderança e as equipes de projeto para mitigar esses desafios. Delinear claramente os riscos resultantes em um registro de riscos, manter cronogramas atualizados, manter cartas de projeto claras para consultar quando houver aumento de escopo e apresentar dados acionáveis são ótimas maneiras de ajudar a mitigar esses tipos de desafios.
Lembre-se de sempre garantir que esses resultados e dados se conectem aos objetivos estratégicos da organização.
Conclusão
Fazer parte de uma startup em crescimento é um empreendimento incrivelmente desafiador. É preciso garra, coragem e capacidade de girar e se adaptar a qualquer momento. Mas, embora venha com muitos desafios, também há muitas recompensas. As oportunidades de crescimento pessoal e profissional são infinitas e as experiências adquiridas serão impactantes para sua carreira.
Você terá muitas oportunidades de resolver problemas, tomar decisões em grande escala e ajudar a preparar a organização para um crescimento e escala sustentáveis. Algo que levaria anos em um nível corporativo pode ser alcançado muito mais rápido em uma startup – e isso pode ser aproveitado tanto para você ganhar experiência quanto para ter um impacto positivo na startup durante seu tempo lá.
Bibliografia
- Ozmen, E. (2013). Metodologia de gerenciamento de projetos (MGP): Como o MGP pode servir às organizações hoje? Artigo apresentado no PMI® Global Congress 2013 – EMEA, Istambul, Turquia. Newtown Square, PA: Project Management Institute.