À medida que avançamos para o sexto artigo de construção de uma base de conhecimento em gerenciamento de projetos, o foco muda para o segundo estágio de construção de um plano de projeto. Na Parte 5, foi abordada a importância de uma definição clara do escopo. Este artigo abordará:
- Diferenciando esforço vs. duração
- Técnicas de estimativa para determinar quanto tempo o trabalho levará para ser concluído
Quanto tempo vai durar o projeto? Uma resposta de 2 etapas
Com o trabalho relacionado ao projeto (escopo) totalmente definido, um gerente de projeto pode determinar quanto tempo o trabalho levará para ser concluído. Frequentemente, durante o estágio inicial, uma estimativa preliminar para a duração de um projeto é estabelecida. Infelizmente, as estimativas costumam ser baseadas em uma longa lista de suposições ou expectativas otimistas.
É durante a fase de planejamento do projeto que o gerente de projeto utiliza uma variedade de ferramentas para estimar com precisão a data de término do projeto. Quando a estimativa de duração total do projeto é concluída, o gerente do projeto retorna ao patrocinador para garantir que a data revisada seja aceitável. Se o patrocinador não aceitar a data revisada, as compensações (como reduzir o escopo ou aumentar os custos) deverão ser consideradas.
Determinar a data de término do projeto envolve:
- Estimar com precisão quanto tempo cada pacote de trabalho levará para ser concluído
- Sequenciar o trabalho da maneira ideal para maximizar a eficiência
A etapa 1 será examinada neste artigo; o segundo estágio será revisado em meu próximo artigo desta série.
Antes de explorar as técnicas para determinar quanto tempo o trabalho leva para ser concluído, é necessária uma diferenciação importante. O tempo para concluir o trabalho pode ser medido em esforço ou duração. “Esforço” é uma daquelas palavras desafiadoras em português que podem ter significados muito diferentes dependendo do contexto. Uma definição de dicionário Webster identifica uma série de definições sobrepostas que incluem:
- o empenho consciente de poder, trabalho árduo
- uma tentativa séria
- o trabalho total feito para atingir um determinado fim
No contexto do cronograma, a definição mais próxima é a terceira escolha – especificamente, quantidade total de trabalho determinada em termos de uma unidade de medida baseada no tempo.
Vamos usar um exemplo simples para explicar. Um pintor é solicitado a fornecer um orçamento para algum trabalho e eles estimam que levará 24 horas para ser concluído. O cliente fica surpreso ao ver que o trabalho pode ser concluído em um único dia. A pintora esclarece que a obra começará na segunda-feira e será concluída no final da quarta-feira. Ele explica que traria um colega para ajudar no trabalho no primeiro dia; ninguém estaria no local no segundo dia para garantir que a demão de base estivesse completamente seca; e no terceiro dia ele estaria trabalhando sozinho.
Os dois pintores chegarão no dia 1 às 8h, trabalharão até as 12h, terão uma hora para o almoço, depois trabalharão das 13h às 17h. Eles estão, portanto, trabalhando oito horas cada no primeiro dia. No dia 3 (após o dia reservado para a secagem completa), o único pintor chega e trabalha nos mesmos horários. O trabalho, portanto, é concluído às 17h. no dia 3, com um total de 24 horas trabalhadas. Isso pode ser representado da seguinte forma:
- Dia 1: Pintor 1 (8 horas) + Pintor 2 (8 horas) = 16 horas
- Dia 3: Pintor 1 (8 horas)
- Total de horas trabalhadas = 24 horas
Isso representa coletivamente o esforço necessário para concluir o projeto
No exemplo, a pintura consome um dia para os dois pintores, um dia de secagem e um dia para a pintura final a ser aplicada, totalizando três dias úteis. Isso representa a duração.
O cronograma é expressas com base na duração. Em nosso exemplo, o trabalho subsequente pode começar no quarto dia. Às vezes, é necessário calcular o esforço para determinar com precisão quando o trabalho será concluído.
Técnicas de estimativa
A validade e a precisão de um cronograma de projeto dependem, em última análise, da qualidade das estimativas de pacote de trabalho individual. Ao estimar os muitos pacotes de trabalho em um projeto, muitas vezes é necessário usar várias técnicas para garantir que a duração de cada pacote seja determinada com a maior precisão possível. Embora existam muitas técnicas de estimativa, este artigo de volta aos fundamentos se concentra nas três mais comuns:
1. Projetos anteriores (também conhecidos como análogos): Frequentemente, muitos elementos de um projeto foram concluídos durante projetos anteriores. Portanto, pode haver documentação que capture quanto tempo um trabalho específico deve durar. Além disso, os especialistas no assunto podem simplesmente “saber” com alguma precisão quanto tempo levará para concluir um pacote de trabalho específico. Ao usar essa técnica, o gerente de projeto simplesmente consultaria os arquivos do projeto ou se reuniria com o membro da equipe apropriado para estimar com precisão o comprimento.
2. Entreviste especialistas no assunto (SMEs em inglês): Esta técnica pressupõe que as informações de projetos anteriores não estejam disponíveis e, portanto, devem ser buscadas em uma fonte confiável. A pessoa com quem o gerente de projeto se encontra pode ser um especialista interno à organização ou um recurso externo, como um fornecedor ou um contato dentro da rede profissional mais ampla do gerente de projeto. O gerente de projeto pode ter que orientar a conversa para garantir que o SME entenda exatamente o trabalho que está sendo concluído.
Conforme observado acima, pode ser necessário determinar inicialmente o esforço antes de traduzir o tempo para a duração.
3. Média: A média envolve a coleta de dados de várias fontes, como uma variedade de SMEs. É possível que, ao coletar as estimativas, uma ampla gama de durações seja oferecida. Para fins de fórmula, a equação seria:
estimativa otimista + (estimativa mais provável) + estimativa pessimista
3
A “mais provável” é a duração ouvida com mais frequência ao coletar os dados. Incluir as estimativas remotas que envolvem alternativas mais rápidas e mais lentas permite uma estimativa aprimorada da duração do pacote de trabalho.
Outras técnicas
Os gerentes de projeto em início de carreira devem considerar fazer pesquisas sobre outras técnicas de estimativa para refinar suas habilidades. Outras técnicas incluem padrões da indústria, PERT, análise de fornecedores, pesquisa de mercado e a técnica Delphi.
O objetivo do processo de estimativa de duração é documentar durações precisas para todos os pacotes de trabalho. Conforme observado, pode ser necessário começar determinando o esforço e traduzir as informações em duração. Com a duração precisa, o gerente de projeto passa para o estágio de sequenciamento do trabalho, que será explorado na próxima edição desta série de volta aos fundamentos.